Inscription au dépôt électronique : Municipalités et autres autorités approbatrices

Inscription en tant qu’autorité approbatrice de dépôt électronique autorisé pour :

• servir le public plus efficacement (le dépôt électronique est rapide et sécuritaire);
• regrouper facilement et rapidement les appels à soumettre au Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire;
• utiliser une liste de contrôle afin de vous assurer que la demande est accompagnée de tous les documents requis.

Comment demander l’inscription

1. Téléchargez ou examinez le formulaire d’inscription au dépôt électronique (HTML | Word).

2. Mettez à jour vos avis de décision ou autres communications pour y inclure les renseignements suivants :

• • information sur la manière de déposer un appel et de payer les droits par dépôt électronique
  • adresse de courriel à utiliser si le portail de dépôt électronique est indisponible
  • la date et l’heure d’expiration de la période d’appel (p. ex. « le 13 décembre à 16 h 30 ou le 13 décembre à 23 h 59», et non pas uniquement « le 13 décembre »)
  • des instructions pour le paiement des frais administratifs municipaux (le cas échéant)^[1]
  • Remarque : Les avis doivent continuer de comprendre les renseignements exigés dans un avis de décision (conformément au Règlement de l’Ontario 545/06, qui traite des avis concernant les règlements de zonage).

3. Déterminez la façon dont votre autorité approbatrice sera indiquée dans le dépôt électronique. Le nom doit correspondre à celui de l’entité indiqué dans vos avis pour s’assurer que les utilisateurs ont choisi la bonne entité et qu’ils respectent les lois.

• • N’utilisez pas le nom d’une personne en particulier. Servez-vous du nom d’un rôle ou d’une entité. Par exemple :
    • Greffer municipal
    • Secrétaire-trésorier
    • Comité de dérogation
    • Autorité de consentement
  • Pour les municipalités, indiquez le nom de la municipalité en premier (et non « Ville de » ou « Municipalité de ») pour que la liste soit en ordre alphabétique. Consultez la liste des municipalités ou autorités approbatrices inscrites qui se trouve sur la page Web principale du dépôt électronique pour trouver des exemples.
  • Si votre municipalité ou organisation dispose de membres du personnel qui s’occupent de différents types d’appels, envisagez l’une des solutions suivantes :

1. Faire appel à un portail dans le dépôt électronique pour l’ensemble des appels (p. ex. « Mississauga (Ville) – Greffier et Secrétaire-trésorier »);

2. Faire appel à des portails distincts dans le dépôt électronique pour chacune de vos entités, comme

    dans l’exemple qui suit :

(a) un portail pour « Mississauga (ville de) – Greffier »

(b) un deuxième portail pour « Mississauga (ville de) – Secrétaire-trésorier »

• • Il est à noter qu’un seul utilisateur par adresse courriel peut utiliser un portail du dépôt électronique à la fois et que cet utilisateur ne recevra des avis par courriel que pour les appels déposés dans ce portail.
    • • Si le personnel (p. ex. conseiller juridique) doit consulter plusieurs appels en même temps (p. ex. Greffier et Secrétaire-trésorier), il est préférable de combiner ces derniers sous un même portail du dépôt électronique (option 1 ci-dessus).
    • Les appels de la catégorie Greffier et ceux de la catégorie Secrétaire-trésorier peuvent également être acheminés à deux portails distincts et peuvent tous deux être gérés à l’aide d’identifiants différents utilisés pour chaque groupe d’employés :
      • Un utilisateur verrait alors deux options différentes dans le dépôt électronique, soit les options 2(a) et 2(b) ci-dessus.
      • Chaque portail nécessiterait une demande d’inscription distincte ainsi que des avis à jour du bureau du greffier et du bureau du secrétaire-trésorier.
      • Optez pour cette solution si vous avez deux groupes d’employés qui surveillent séparément ces appels. Autrement, il est préférable de surveiller un seul portail.

4. Indiquez qui sera la principale personne ressource ou le principal administrateur (niveau 1) de votre ou de vos

    autorités approbatrices au sein de votre organisation :

• • Une autorité approbatrice peut compter plusieurs administrateurs de niveau 1.
  • Les administrateurs de niveau 1 doivent être approuvés par le Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire.
  • Une fois inscrits, les administrateurs de niveau 1 sont chargés d’accorder un accès aux autres employés de leur bureau (utilisateurs de niveau 2), en fonction des besoins. Il n’y a aucune limite quant au nombre d’utilisateurs qu’une autorité approbatrice puisse avoir.

Remarque : Les administrateurs de niveau 1 et les utilisateurs de niveau 2 recevront un courriel lorsque votre autorité approbatrice reçoit un appel par l’entremise du dépôt électronique.

5. Remplissez le formulaire d’inscription au dépôt électronique (HTML | Word) que vous avez téléchargé à l’étape 1 à titre d’administrateur de niveau 1 et envoyez-le à olt_efile_Admin@ontario.ca en y joignant des copies/modèles de vos avis/communications mis à jour.

6. Une fois votre demande approuvée, nous vous en informerons par courrier électronique et vous fournirons un

    lien éphémère vers la page d’inscription de l’administrateur du portail de dépôt électronique.

• • • Lorsque vous recevrez ce courriel, votre portail sera actif, et les appelants pourront vous transmettre des appels au moyen du dépôt électronique.
    • Effectuez les prochaines étapes aussitôt que vous recevez le courriel contenant le lien d’inscription pour éviter de rater des appels.
    • Dans le cadre de la procédure d’inscription, les administrateurs devront créer un compte Mon Ontario (service en ligne du gouvernement de l’Ontario) pour autoriser et authentifier l’accès au service.
      • Pour créer votre compte Mon Ontario, vous devrez fournir votre nom, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone, puis cliquer sur le bouton Mettre à jour.
      • Si vous avez besoin d’aide pour accéder à votre compte Mon Ontario ou pour créer votre compte, consultez la page d’aide Mon Ontario.
      • On vous demandera ensuite de remplir le formulaire d’inscription de l’administrateur (niveau 1) de l’autorité approbatrice. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Soumettre la demande d’inscription.

7. Une fois la page d’inscription remplie, vous recevrez un courriel de confirmation dans les 2 à 3 jours ouvrables vous accordant un accès à titre d’administrateur et vous permettant de vous connecter et de commencer à utiliser le dépôt électronique.

8. Pour confirmer que votre inscription a été effectuée correctement, vous devriez voir les onglets Tableau de bord de l’autorité et Dossiers de l’autorité approbatrice en ouvrant une session sur le portail de dépôt électronique, comme le montre la saisie d’écran ci-dessous :

Vous verrez aussi votre nom d’autorité approbatrice dans la liste des autorités approbatrices inscrites sur notre site Web.

9. Une fois l’inscription effectuée, commencez immédiatement à surveiller le portail de dépôt électronique pour voir s’il y a des appels. On vous copiera dans tous les courriels de confirmation d’appels envoyés à l’appelant ou à son représentant après qu’un appel est soumis à votre municipalité ou autorité approbatrice sur le portail de dépôt électronique du TOAT.

^[1] Les municipalités sont autorisées à percevoir des frais administratifs en vertu de l’article 69 de la Loi sur l’aménagement du territoire ou de l’article 391 de la Loi sur les municipalités.

 

Ressources

• Instructions relatives au dépôt électronique pour les autorités approbatrices inscrites
• Foire aux questions (FAQ) à l’intention des autorités approbatrices
• Glossaire