Dépôt électronique : FAQ à l’attention des autorités approbatrices

Les appelants peuvent jumeler l’entité répertoriée dans les communications publiques (comme l’avis de décision, etc.) avec les options inscrites dans le menu du dépôt électronique. Afin de s’assurer que ces deux correspondent, au moment de l’inscription, le TOAT exige que les autorités approbatrices fournissent les éléments suivants :

• le nom exact de leur entité (ou de leurs entités), comme il doit paraître dans le dépôt électronique
• un échantillon de leurs communications publiques sur le processus d’appel.

Si vous constatez qu’un appel a été déposé par erreur auprès de votre autorité approbatrice, veuillez communiquer immédiatement avec l’appelant pour l’orienter vers l’autorité approbatrice appropriée afin qu’il ne rate pas la date limite de dépôt des appels. Les appelants devront déposer directement leur appel auprès de cette autorité approbatrice conformément aux instructions de l’avis de décision. Bien que cela ne soit pas urgent, vous devrez également transférer l’appel au TOAT au moyen du dépôt électronique afin qu’il soit correctement clôturé. Assurez-vous à l’examen de l’appel de modifier dans le Tableau de bord de l’autorité approbatrice le statut de l’appel à « Examiné — problèmes constatés » et de sélectionner « Autorité approbatrice erronée ». Ensuite, vous devrez créer un dossier (vous n’avez pas besoin d’inclure les éléments de la liste de vérification, mais veillez à téléverser tous les courriels que vous avez envoyés à l’appelant ou que vous avez reçus de sa part.) et transmettre l’appel au TOAT au moyen du dépôt électronique. Ceci permet de supprimer l’appel de votre tableau de bord et de le rendre accessible au TOAT aux fins d’examen. Vous pouvez communiquer avec le TOAT si vous avez besoin d’aide.

Oui. À compter du 2 décembre 2024, les autorités approbatrices devront transférer les appels au tribunal au moyen du dépôt électronique. Néanmoins, le Tribunal reconnaît que les autorités approbatrices peuvent avoir besoin de temps pour actualiser les procédures internes et les documents à joindre au dossier électronique. Pour cette raison, le Tribunal acceptera encore, sauf indication contraire, les appels transmis par l’entremise des voies préexistantes (p. ex., par courrier postal, par messagerie, par courrier électronique sécurisé) pendant que les autorités approbatrices mettent en place le processus d’inscription au dépôt électronique. Pour obtenir de l’aide sur cette procédure, veuillez lire les instructions pour l’inscription au dépôt électronique.

Le recours au dépôt électronique ne signifie pas que l’appelant soumet un appel directement au Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire. En fait, les appelants choisissent l’autorité approbatrice appropriée dans le système de dépôt électronique, puis l’appel est envoyé au portail de dépôt électronique de l’autorité approbatrice. Le TOAT ne reçoit pas l’appel tant que l’autorité approbatrice ne l’a pas transféré à l’aide du dépôt électronique en tant que dossier.

Si votre municipalité ou votre région reçoit des appels pour des questions qui doivent être déposées ou transmises au TOAT, son inscription au dépôt électronique est fortement recommandée. Si votre municipalité ou votre région ne reçoit pas d’appels, vous n’avez pas besoin de vous inscrire au dépôt électronique. Prenez en compte, par exemple, le fait que votre municipalité ou votre région recevra des appels liés à la Loi sur les redevances d’exploitation. Si des appels non liés à la Loi sur l’aménagement du territoire continuent d’être déposés auprès de la municipalité ou de la région, vous devez vous inscrire au dépôt électronique afin de soumettre ces derniers au Tribunal.

Oui. Le principal administrateur du dépôt électronique de l’autorité approbatrice (utilisateur de niveau 1) peut accorder l’accès au portail de dépôt électronique propre à la municipalité à n’importe quel membre du personnel qu’il choisit (utilisateurs de niveau 2), y compris au personnel du palier supérieur. De plus, vous pouvez télécharger toute l’information du portail de dépôt électronique (même en format d’ébauche) et la partager avec l’extérieur pour recevoir des commentaires. L’utilisateur peut téléverser des documents seulement s’il est de niveau 1 ou 2.  

Vous pouvez vous fier aux réponses fournies par l’appelant à la question posée dans le portail de dépôt électronique, où il doit indiquer s’il est le propriétaire, une personne désignée, un organisme public, etc. Si l’appelant ne s’est pas identifié comme une « personne désignée », vous devez tout de même transmettre l’appel dans un dossier au TOAT, qui examinera la question.

Vous pouvez enregistrer une adresse courriel générique/partagée en tant qu’administrateur/utilisateur de niveau 1, mais un seul utilisateur peut être connecté à la fois avec ce compte. Si vous utilisez à la fois une adresse courriel partagée et des adresses courriel individuelles du personnel avec un accès de niveau 1, tous les courriels avec un accès de niveau 1 seront copiés dans tous les courriels d’appel et de confirmation de dossier, afin de garantir qu’aucun élément ne soit oublié.

N’oubliez pas que, lorsqu’un utilisateur se connecte avec son adresse électronique professionnelle spécifique, le système enregistre ses actions (p. ex., « Créé par », « Modifié par » et « Soumis par »). Cela vous permet de voir en interne qui a travaillé en dernier sur un dossier. Lorsque le dossier est soumis au TOAT, c’est le nom de l’utilisateur connecté qui l’a soumis qui s’affichera.

Le type de dossier correspond à l’objet de la demande examinée (p. ex., modification d’un règlement de zonage, dérogation mineure, division foncière, requête, etc.). Si vous ne connaissez pas le type de dossier, vous pouvez consulter le tableau des types de dossiers sur notre site Web, qui présente les différents types de dossiers ainsi que la législation et le numéro d’article correspondants. Dans le système de dépôt électronique, vous pouvez également rechercher d’abord la loi et le numéro d’article, et le type de dossier devrait s’afficher automatiquement lorsque vous sélectionnez la loupe dans le champ de recherche « Type de dossier ».

Si aucune législation claire n’est mentionnée pour votre affaire, vous pouvez cocher la case « Législation non répertoriée » et un coordinateur de dossier examinera votre demande afin de vous conseiller sur les étapes à suivre. Vous serez invité à identifier l’objet de votre appel sur un écran ultérieur au fur et à mesure que vous avancerez dans le formulaire d’appel intelligent.

Pour déposer un appel auprès du TOAT lorsque votre autorité approbatrice est l’appelant, suivez les instructions contenues dans le dépôt électronique pour les utilisateurs publics (appelants). Si vous ne déposez pas votre demande directement auprès du TOAT, vous devrez vous assurer que l’autorité approbatrice auprès de laquelle vous déposez votre appel est inscrite au dépôt électronique. Si cette dernière n’est pas inscrite, vous devrez la déposer manuellement à l’aide du formulaire A1.

• Si vous avez déjà soumis le dossier au TOAT: envoyez tout document supplémentaire ou toute modification à olt.registrar@ontario.ca. Assurez-vous d’inclure l’ID du dossier de dépôt électronique.
• Si vous n’avez pas encore soumis le dossier au TOAT : vous pouvez toujours ajouter le nouvel appel à votre dossier.

1. Accédez à « Appels en attente d’examen » dans le Tableau de bord de l’autorité approbatrice.
2. Cliquez sur l’ID d’appel pour obtenir plus de détails à son sujet.
3. Examinez l’appel et enregistrez votre révision.
4. Accédez à l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice et sélectionnez « Dossiers en cours » pour trouver votre dossier.
5. Revenez en arrière en cliquant plusieurs fois sur le bouton Précédent en bas de la page jusqu’à ce que vous atteigniez la section « Appels ».
6. Cliquez sur le bouton Ajouter des appels pour ajouter le nouvel appel.
7. Revenez à l’endroit où vous vous étiez arrêté en cliquant sur le bouton Suivant en bas de chaque écran jusqu’à ce que vous arriviez au dernier écran sur lequel vous travailliez. Tous les renseignements saisis précédemment seront conservés et vous n’aurez pas à les saisir à nouveau.

Si vous n’avez pas encore soumis le dossier au TOAT, vous pouvez toujours ajouter le nouvel appel à votre dossier.

• Numérisez et enregistrez sur votre ordinateur tous les documents reçus sur papier.
• Accédez à l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice et sélectionnez « Dossiers en cours » pour trouver votre dossier.
• Si vous avez déjà terminé l’étape d’ajout de documents à votre dossier, vous devrez revenir à cette page en cliquant plusieurs fois sur le bouton Précédent en bas de la page jusqu’à ce que vous reveniez à la section « Documents ».
• Dans la section « Documents » du processus de soumission du dossier, sélectionnez « Appel » ou « Documents du dépôt électronique » et téléversez la copie électronique du formulaire d’appel et celle de tous les documents qui l’accompagnent.

Vous pouvez soumettre les appels reçus après la date limite par dépôt électronique en joignant une lettre d’accompagnement expliquant le retard.

Lorsque vous examinez l’appel dans le Tableau de bord de l’autorité approbatrice :

• Sélectionnez le statut de l’appel « Examiné — Problème(s) ».
• Sélectionnez « Appel reçu après la date limite » comme type de problème.

Vous devrez ensuite créer un dossier et transmettre l’appel au TOAT par dépôt électronique. Cette étape est nécessaire pour supprimer l’appel de votre tableau de bord et le rendre accessible au TOAT aux fins d’examen.

Le TOAT déterminera alors s’il y a lieu d’accepter l’appel et, dans la négative, procédera à un remboursement (s’il y a lieu). Veuillez noter que le tribunal ne peut pas prolonger le délai prévu par une loi ou un règlement.

Si l’appel concerne un dossier qui a déjà été soumis au TOAT, le dépôt électronique aura verrouillé ce dossier pour empêcher tout ajout. Dans ce cas, vous pouvez créer un dossier en double et inclure le numéro du dossier de dépôt électronique correspondant dans une lettre d’accompagnement que vous téléchargerez dans la section Documents.

Vous devez :

• numérisez toute documentation reçue sur papier;
• téléversez les documents comme des pièces jointes à votre dossier dans le dépôt électronique;
• ajoutez une note indiquant le nom de l’appelant ou des appelants qui ont soumis l’appel en double ainsi que le nom de tout fichier ou document reçu en double.

Les appelants ne peuvent sélectionner qu’un seul type d’appel à la fois (p. ex., zonage, modification du plan officiel et plan du site). Le TOAT étudie une option visant à offrir plusieurs choix dans une prochaine version du dépôt électronique.

Non. Le TOAT considère les appels liés à différentes dispositions comme des cas distincts, mais connexes. Chaque cas reçoit un numéro de référence distinct du TOAT, mais un seul servira de cas principal. Par exemple, vous auriez à créer :

• un dossier concernant la modification du plan officiel (avec tous les appels connexes regroupés);
• un autre dossier pour la modification du règlement de zonage (avec tous les appels connexes regroupés).

Vous pouvez ensuite lier un dossier à un dossier connexe. Il y a deux façons de procéder :

• Si le cas a déjà été soumis au TOAT, utilisez la fonction de recherche « cas connexe » dans le dépôt électronique. L’option permettant d’ajouter un cas connexe apparaît vers la fin du processus de soumission et après que tous les documents ont été téléversés.
• Si vous soumettez deux cas connexes en même temps, veuillez inscrire une note dans la rubrique « informations supplémentaires » ou inscrivez-la dans une lettre d’accompagnement que vous téléverserez dans le dossier.

Si vous soumettez deux dossiers au même moment, par exemple, une modification de plan officiel (MPO) et une modification de règlement de zonage, vous pouvez télécharger tous les documents reliés aux deux dossiers avec le premier dossier (c.-à-d. la MPO). Ce dossier deviendra le dossier « principal ». S’il y a des documents reliés uniquement au règlement de zonage, par exemple, vous devrez quand même les télécharger avec les autres éléments de la liste de vérification à inclure avec le dossier du règlement de zonage. Assurez-vous d’inscrire une note dans le champ Autre information (pour les deux dossiers) afin d’indiquer au personnel du TOAT où trouver les éléments de la liste de vérification reliés aux deux dossiers. Par exemple, vous pouvez écrire : « veuillez voir le dossier XX pour la liste de vérification complète des éléments reliés à la MPO 888 et au Règlement 123 ».

Oui, l’appel n’expirera pas pour cause d’inactivité.

Veuillez inclure les appels retirés dans votre lettre d’accompagnement lorsque vous soumettez les documents. Vous devez tout de même transmettre l’appel déposé par dépôt électronique au TOAT, même s’il s’agit du seul appel dans le dossier. Aucune liste de vérification n’est requise. La lettre d’accompagnement permet au TOAT de retirer l’appel dans le système et de traiter tout remboursement applicable.

Vous devez soumettre l’appel au TOAT par dépôt électronique afin de le résoudre. Fournissez des explications sous la rubrique « Informations supplémentaires » ou dans votre lettre d’accompagnement. Par exemple, vous pouvez indiquer que le TOAT n’a pas la compétence pour entendre l’appel ou qu’aucune décision n’a été rendue de sorte qu’il n’existe pas de droit d’appel. Aucun document de la liste contrôle n’est exigé. Le TOAT cherche à améliorer ce processus dans une prochaine version du portail de dépôt électronique.

Les autorités approbatrices ne devraient pas apporter de changements à un dossier d’appel soumis par un appelant, puisqu’il s’agit d’un « dossier ». En revanche, lorsqu’elle crée le « dossier » dans le portail de dépôt électronique, l’autorité approbatrice peut confirmer ou corriger :

• le numéro de référence (p. ex., projet de loi n^o123)
• l’adresse de la propriété visée.

Tous les renseignements des formulaires transmis par l’appelant constituent leur dossier d’appel. Si l’appelant souhaite y ajouter des renseignements ou les corriger avant la date limite de dépôt de l’appel, il peut le faire. Vous pouvez ensuite les téléverser dans la section des documents du dossier de dépôt électronique et joindre une brève note précisant que ces renseignements concernent un appel particulier, et les corrections qui y sont apportées.

Une fois qu’un dossier est soumis au TOAT par dépôt électronique, il est verrouillé et vous ne pouvez plus y apporter de modifications ni télécharger de documents.

Pour soumettre des corrections ou des documents supplémentaires, veuillez les envoyer par courriel à olt.registrar@ontario.ca. Assurez-vous d’y inclure le numéro d’ID du dossier de dépôt électronique ou le numéro de dossier de la TOAT s’il a déjà été attribué.

L’appel est considéré comme déposé au moment de sa soumission dans le système de dépôt électronique à l’autorité approbatrice appropriée. La date de dépôt de l’appel est la date ou l’horodate qui figure sur la soumission électronique. Les droits y afférents doivent être acquittés une fois l’appel déposé.

Aucun avis n’est envoyé séparément aux autorités approbatrices lorsque les droits sont réglés par chèque. Le TOAT gère le rapprochement des droits de dépôt d’appel directement avec l’appelant. Si les droits d’appel ne sont pas payés, l’appel risque d’être rejeté. L’autorité approbatrice recevra une copie de toutes les lettres ou courriels envoyés à l’appelant pour réclamer le paiement des droits d’appel ou pour l’informer de tout rejet de l’appel.

Si une municipalité ou une autorité approbatrice facture des droits séparés pour le dépôt d’un appel, elle doit les percevoir séparément (et non sur le portail de dépôt électronique). La façon dont l’appelant doit régler les droits municipaux séparément doit figurer sur votre avis de décision.

Un PDF du formulaire d’appel complété est joint au courriel de confirmation de l’appel de l’appelant (ou à son représentant). L’autorité approbatrice est en copie de ces courriels. Il est également possible de voir et de télécharger ce PDF à deux endroits dans le dépôt électronique :

• À partir de l’onglet Tableau de bord de l’autorité approbatrice en cherchant l’appel concerné.
• À partir de l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice une fois l’appel regroupé dans un dossier. Il suffit de chercher le dossier et vous trouverez l’appel dans la section « Appels » du résumé du dossier

Vous pouvez voir et télécharger les documents de l’appelant en appui de l’appel sous l’onglet Tableau de bord de l’autorité approbatrice dans l’une ou l’autre des pages d’examen de l’appel ou dans la page « Appels ajoutés à un dossier » :

1. Cliquez sur le numéro d’ID de l’appel que vous cherchez.
2. Le résumé de l’appel s’ouvrira et vous pourrez choisir « Montrer plus de détails ».
3. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Documents.
4. Pour voir les documents, cliquez sur un des documents inscrits sous l’entête « Documents annexés » ou utilisez la flèche vers le bas à droite et choisissez « Voir les documents ».

Vous pouvez trouver tous les renseignements que vous avez soumis à l’écran « résumé du cas ». Pour accéder à cet écran :

• Accédez à l’onglet « dossiers de l’autorité approbatrice ».
• Sélectionnez « cas soumis ».
• Cliquez sur le numéro de dossier d’appel pertinent.
• Sélectionnez « Télécharger le PDF ». Vous pourrez ainsi télécharger une copie du formulaire M1 rempli ou déposé en ligne.

Vous recevrez également par courriel en version PDF, votre formulaire de présentation à la municipalité ou l’autorité approbatrice (M1) dûment rempli après avoir soumis votre demande par dépôt électronique.

Pour examiner les documents joints, vous devrez néanmoins accéder à chacun d’entre eux dans la section « Documents » du dossier. Aucun document ne compile et ne résume actuellement les documents téléversés. Cependant, notre priorité est d’améliorer le système afin de permettre à l’autorité approbatrice de visualiser un dossier municipal regroupé, d’y accéder et de le partager à l’extérieur.

Pour l’instant, les appelants ne peuvent pas accéder au dossier de l’autorité approbatrice dans le dépôt électronique. Le TOAT envisage cependant d’ajouter cette fonctionnalité à une future version du dépôt électronique.

Les appelants peuvent communiquer avec le TOAT pour demander une copie, ou vous pouvez la leur transmettre en amont, en fonction de votre méthodologie.

La plupart des dossiers exigent la présentation d’un affidavit parmi les éléments de la liste de vérification. L’affidavit qui l’accompagne confirme généralement que l’appel, le dossier municipal, l’avis de décision et les autres documents joints sont authentiques et exacts. Les copies certifiées conformes des documents (p. ex., les appels reçus en format papier ou par courriel ou les autres documents) peuvent être téléversées en format numérique.

L’autorité approbatrice reçoit également le courriel de confirmation d’appel envoyé à l’appelant. L’autorité approbatrice recevra également le formulaire d’appel joint au courriel en fichier PDF. De plus, le courriel de confirmation d’appel et le formulaire d’appel en version PDF sont conservés dans le portail de dépôt électronique dans la section « Documents » de l’appel.

L’adresse courriel de chaque utilisateur de l’autorité approbatrice utilisée pour s’inscrire au dépôt électronique (de niveau 1 et de niveau 2) recevra également une copie du courriel de confirmation de l’appel.

Seules les adresses courriel des utilisateurs de l’autorité approbatrice qui ont été utilisées pour s’inscrire au dépôt électronique (de niveau 1 et de niveau 2) recevront une copie du courriel de confirmation de l’appel. Si un utilisateur souhaite recevoir des confirmations par courriel, un utilisateur de niveau 1 peut l’ajouter comme utilisateur de niveau 2. Il n’est pas nécessaire de passer par le portail de dépôt électronique, ils recevront quand même des copies de toutes les confirmations d’appel par courrier électronique. Pour ce qui est des autorités d’approbation plus importantes, elles compteront sans doute plusieurs utilisateurs inscrits.

À l’heure actuelle, le dépôt électronique est utilisé uniquement pour soumettre le dossier initial. Vous pouvez consulter l’état du dossier sur le site Web du TOAT en cliquant sur le lien suivant : Statut des dossiers |Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire (gov.on.ca), en cherchant le numéro de dossier du TOAT. Veuillez noter : après avoir soumis un dossier, vous pouvez voir le numéro de dossier du TOAT dans le dépôt électronique dans l’écran « Dossiers soumis » sous l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice.

Non. À l’heure actuelle, le système ne vous avertit pas lorsqu’une date limite approche. Le dépôt électronique vous permet de saisir la date limite de dépôt de l’appel afin de vous aider à identifier les appels reçus après la date limite. Il générera également un horodatage précisant le moment auquel un appel a été soumis.

Non, le TOAT cherche actuellement une solution à ce problème.

Non. Le dépôt électronique n’avise pas les municipalités de palier inférieur si un appel est présenté à leur municipalité de palier supérieur. La municipalité de palier inférieur sera avisée par la municipalité de palier supérieur en dehors du système de dépôt électronique, au besoin. Ce processus ne changera pas.

Le dépôt électronique a été développé pour remplacer les autres méthodes de soumission. Toutefois, le TOAT continue d’utiliser son service de courrier électronique sécurisé pour la soumission de documents dans des circonstances particulières.

Le portail de dépôt électronique est réservé au dépôt et à la transmission d’un appel ou d’un dossier au Tribunal. Tous les autres documents relatifs au dossier doivent être soumis séparément, conformément aux instructions fournies tout au long du processus de gestion du dossier.