Dépôt électronique : FAQ à l’intention des autorités approbatrices

L’appelant peut jumeler l’entité répertoriée dans les communications publiques avec ce qui est inscrit dans le menu du dépôt électronique. Afin de s’assurer que ces deux correspondent, au moment de l’inscription, le TOAT exige que l’autorité approbatrice fournisse les suivantes :

• le nom exact de leur entité ou de leurs entités comme il doit paraître dans le dépôt électronique
• un échantillon de leurs communications publiques sur le processus d’appel.

Si vous constatez qu’un appel a été déposé par erreur auprès de votre autorité approbatrice, veuillez communiquer immédiatement avec l’appelant pour l’orienter vers l’autorité approbatrice appropriée afin qu’il ne rate pas la date limite de dépôt des appels. Les appelants devront déposer directement leur appel auprès de cette autorité approbatrice conformément aux instructions relatives au dépôt de l’appel dans l’avis de décision. Vous devrez également transférer l’appel au TOAT par le truchement du dépôt électronique afin qu’il soit correctement traité. Assurez-vous à l’examen de l’appel de modifier dans le Tableau de bord de l’autorité approbatrice le statut de l’appel à « Examiné – problèmes constatés » et de sélectionner « Autorité approbatrice erronée ». Ensuite, vous devrez créer un dossier et transmettre l’appel au TOAT au moyen du dépôt électronique afin de supprimer l’appel de votre tableau de bord et de le rendre accessible au TOAT aux fins d’examen. Vous pouvez communiquer avec le TOAT si vous avez besoin d’aide.

À compter du 2 décembre 2024, les autorités approbatrices devront transférer les appels au tribunal au moyen du dépôt électronique. Néanmoins, le Tribunal reconnaît que les autorités approbatrices peuvent avoir besoin de temps pour actualiser les procédures internes et les documents à joindre au dossier électronique. Pour cette raison, le Tribunal acceptera encore, sauf indication contraire, les appels transmis par l’entremise des voies préexistantes (p. ex., par la poste, par messagerie, par courrier électronique sécurisé pendant que les autorités approbatrices mettent en place le processus d’inscription au dépôt électronique). Pour obtenir de l’aide entourant cette procédure, veuillez lire les instructions sur l’inscription au dépôt électronique ou communiquer avec nous à l’adresse : olt_efile_admin@ontario.ca.

Le recours au dépôt électronique ne signifie pas que l’appelant soumet un appel directement au Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire. En fait, l’appelant choisit l’autorité approbatrice appropriée dans le système de dépôt électronique, puis l’appel est envoyé au portail de dépôt électronique de l’autorité approbatrice. Le TOAT ne reçoit pas l’appel tant que l’autorité approbatrice ne l’a pas transféré à l’aide du dépôt électronique (après avoir créé un dossier).

Si une municipalité ou une région reçoit des appels pour des questions qui doivent être déposées ou transmises au TOAT, il est fortement recommandé de s’inscrire au dépôt électronique. Si votre municipalité ou votre région ne reçoit pas d’appels, vous n’avez pas besoin de vous inscrire au dépôt électronique. Prenez en compte, par exemple, le fait que votre municipalité ou votre région recevra des appels liés à la Loi sur les redevances d’exploitation. Si des appels non liés à la Loi sur l’aménagement du territoire continuent d’être déposés auprès de la municipalité ou de la région, vous devez vous inscrire au dépôt électronique afin de soumettre ces appels au Tribunal.

Le principal administrateur du dépôt électronique de l’autorité approbatrice (utilisateur de niveau 1) peut accorder l’accès au portail de dépôt électronique propre à la municipalité à n’importe quel membre du personnel qu’il choisit (utilisateurs de niveau 2), y compris au personnel du palier supérieur. De plus, vous pouvez télécharger toute l’information du portail de dépôt électronique (même en format d’ébauche) et la partager avec l’extérieur pour recevoir des commentaires. L’utilisateur peut téléverser des documents seulement s’il est de niveau 1 ou 2.  

Afin de vérifier qu’une personne a bel et bien le droit de faire appel en vertu de la Loi sur l’aménagement du territoire, vous pouvez vous fonder sur sa réponse à la question dans le portail de dépôt électronique demandant à l’appelant d’indiquer s’il est le propriétaire, une personne déterminée, un ou une ministre, etc.

Si un utilisateur ouvre une séance dans le portail de la municipalité à partir de sa propre adresse courriel professionnelle, vous pouvez ensuite suivre des employés déterminés à l’aide des champs « créé par », « modifié par » et « soumis par » des différents dossiers dans le portail. Cela vous permettra de voir, à l’interne, quelle est la dernière personne à avoir travaillé dans un dossier. Une fois qu’il est soumis au TOAT, le dossier indique alors qu’il a été envoyé à une personne déterminée.

Un administrateur ou utilisateur de niveau 1 peut utiliser une adresse courriel générique pour s’inscrire, mais un seul utilisateur à la fois peut se connecter pour ouvrir la séance. S’il se sert du courriel d’un groupe pour s’inscrire (en plus de certaines adresses courriel réservées au personnel), alors il devra également copier l’adresse courriel générique dans tous les courriels de confirmation de l’appel afin de ne rien manquer. Le courriel automatiquement généré dès qu’un dossier est soumis au TOAT n’est adressé qu’à l’utilisateur qui a ouvert une séance et rempli la soumission.

Pour déposer un appel auprès du TOAT lorsque votre autorité approbatrice est l’appelant, suivez les instructions contenues dans le dépôt électronique pour les utilisateurs publics (appelants). Si vous ne déposez pas votre demande directement auprès du TOAT, vous devrez vous assurer que l’autorité approbatrice auprès de laquelle vous déposez votre appel est inscrite dans le dépôt électronique. Si cette dernière n’est pas inscrite, vous devrez la déposer manuellement à l’aide du formulaire A1.

Vous pouvez soumettre des appels après la date limite par le dépôt électronique avec une lettre d’accompagnement expliquant la raison du retard. Assurez-vous à l’examen de l’appel de modifier dans le Tableau de bord de l’autorité approbatrice le statut de l’appel à « Examiné – problèmes constatés » et de sélectionner « Appel reçu après la date limite ». Ensuite, vous devrez créer un dossier et transmettre l’appel au TOAT (même s’il n’y a pas d’autres appels) à l’aide du dépôt électronique afin de supprimer l’appel de votre tableau de bord et le rendre accessible au TOAT aux fins d’examen.

Le TOAT déterminera alors s’il y a lieu d’accepter l’appel et, dans la négative, procédera à un remboursement (s’il y a lieu). Veuillez noter que le Tribunal ne peut pas prolonger une période prescrite dans la loi pour interjeter appel. Si Si l’appel concerne un dossier qui a déjà été soumis au TOAT, le dépôt électronique aura verrouillé le dossier pour les ajouts ultérieurs. Dans ce cas, veuillez inscrire le numéro de référence du dépôt électronique dans votre lettre d’accompagnement.

Vous devez fusionner les deux dossiers dans le dépôt électronique :

• numérisez toute documentation reçue sur papier,
• téléversez les documents comme des pièces jointes à votre dossier dans le dépôt électronique,
• ajoutez une remarque indiquant le nom de l’appelant ou des appelants qui ont soumis l’appel en double.

L’appelant ne peut sélectionner qu’un seul type d’appel à la fois (par exemple, zonage, modification du plan officiel et plan du site). Le TOAT étudie une option visant à offrir plusieurs choix dans une prochaine version du dépôt électronique.

Le TOAT considère les appels liés à différentes dispositions comme des cas distincts, mais liés. Chaque cas reçoit un numéro de référence distinct du TOAT, mais un seul servira de cas principal. Par exemple, vous auriez à créer :

• un dossier concernant la modification du plan officiel (avec tous les appels connexes regroupés); et
• un autre dossier pour la modification du règlement de zonage (avec tous les appels connexes regroupés).

Vous pouvez ensuite lier un dossier à un dossier connexe. Il y a deux façons de procéder :

• Si le cas a déjà été soumis au TOAT, utilisez la fonction de recherche « cas connexe » dans le dépôt électronique. L’option permettant d’ajouter un cas connexe apparaît vers la fin du processus de soumission et après que tous les documents ont été téléversés.
• Si vous soumettez deux cas liés en même temps, veuillez inscrire une remarque dans la rubrique « informations supplémentaires » ou inscrivez une remarque dans une lettre d’accompagnement que vous devez téléverser ou joindre au dossier.

Si vous soumettez deux dossiers au même moment, par exemple, une modification de plan officiel (MPO) et une modification de règlement de zonage, vous pouvez télécharger tous les documents reliés aux deux dossiers avec le premier dossier (c.-à-d. la MPO). Ce dossier deviendra le dossier « principal ». S’il y a des documents reliés uniquement au règlement de zonage, vous devrez quand même les télécharger avec les autres éléments de la liste de vérification à inclure avec le dossier du règlement de zonage. Assurez-vous d’inscrire une note dans le champ Autre information (pour les deux dossiers) indiquant au personnel du TOAT où trouver les éléments de la liste de vérification reliés aux deux dossiers. Par exemple, vous pouvez écrire : « veuillez voir le dossier XX pour la liste complète des éléments reliés à la MPO 888 et au Règlement 123 ».

Oui, l’appel n’expirera pas pour cause d’inactivité.

Vous pouvez identifier tout appel retiré dans votre lettre d’accompagnement envoyée dans le cadre de la soumission de vos documents. Vous devez quand même transmettre l’appel déposé par dépôt électronique au Tribunal, même si l’appel retiré est le seul appel. Joignez-y une lettre d’accompagnement (aucun document de la liste de vérification n’est requis), afin que l’appel puisse être retiré du système et que tout remboursement soit traité.

Vous pouvez résoudre le cas en soumettant l’appel au TOAT par le dépôt électronique. Fournissez des explications sous la rubrique « informations supplémentaires » ou dans votre lettre d’accompagnement (par exemple, vous pouvez indiquer que le TOAT n’a pas la compétence pour entendre l’appel ou qu’aucune décision n’a été rendue de sorte qu’il n’existe pas de droit d’appel). Aucun document de la liste contrôle n’est exigé. Le TOAT cherche à améliorer ce processus dans une prochaine version du portail de dépôt électronique.

En règle générale, une autorité approbatrice ne doit pas apporter de changements à un dossier d’appel soumis par un appelant, puisqu’il s’agit d’un « dossier ». En revanche, lorsqu’elle crée le « dossier » dans le portail de dépôt électronique, l’autorité approbatrice peut confirmer ou corriger le numéro de référence (p. ex., projet de loi n^o 123) ou l’adresse de la propriété visée. Par ailleurs, tous les renseignements des formulaires transmis par l’appelant constituent leur dossier d’appel. Si l’appelant souhaite y ajouter des renseignements avant la date d’expiration de l’appel, il peut le faire. Vous pouvez ensuite les téléverser dans la section des documents du dossier de dépôt électronique et joindre une brève note précisant que ces renseignements concernent un appel particulier, et les corrections qui y sont apportées.

L’appel est jugé déposé dès que le processus est effectué ou soumis dans le système de dépôt électronique (à l’autorité approbatrice appropriée). La date de dépôt de l’appel est la date ou l’horodate qui figure sur la soumission électronique. Les droits y afférents doivent être acquittés une fois l’appel déposé.

Aucun avis n’est envoyé séparément à l’autorité approbatrice lorsque les droits sont réglés par chèque. Le TOAT gère le rapprochement des droits de dépôt d’appel directement avec l’appelant. Si les droits d’appel ne sont pas payés, l’appel risque d’être rejeté (l’autorité approbatrice recevra une copie de toutes les lettres envoyées à l’appelant pour réclamer le paiement des droits d’appel et l’informer de tout rejet de l’appel).

Si une municipalité facture des droits séparés pour le dépôt d’un appel, elle doit les percevoir séparément (et non sur le portail de dépôt électronique). Cette information (la façon dont l’appelant doit régler les droits municipaux séparément) doit figurer sur votre avis de décision.

L’autorité d’approbation reçoit une copie conforme de tous les courriels de confirmation d’appel envoyés à l’appelant (ou à son représentant). Un fichier PDF du formulaire d’appel est joint à ces courriels. Vous pouvez également voir et télécharger le fichier PDF à deux endroits du dépôt électronique :

• Dans l’onglet Tableau de bord de l’autorité approbatrice en cherchant l’appel concerné.
• Dans l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice une fois l’appel regroupé dans un dossier. Cherchez simplement le dossier et vous trouverez l’appel dans la section « Appels » du résumé du dossier

Vous pouvez voir et télécharger les documents de l’appelant en appui de l’appel sous l’onglet Tableau de bord de l’autorité approbatrice dans l’une ou l’autre des pages d’examen de l’appel ou dans la page « Appels ajoutés à un dossier » en cliquant sur le numéro d’identification de l’appel que vous cherchez. Le résumé de l’appel s’ouvrira et vous pourrez choisir « Montrer plus de détails » et faire défiler vers le bas jusqu’à la section Documents. Pour voir les documents, cliquez sur un des documents inscrits sous l’entête « Documents annexés » ou cliquez sur la « flèche vers le bas » à droite et choisissez « Voir les documents ».

Vous pouvez trouver tous les renseignements que vous avez soumis à l’écran « résumé du cas ». Pour accéder à cet écran :

• Accédez à l’onglet « dossiers de l’autorité approbatrice ».
• Sélectionnez « cas soumis ».
• Cliquez sur le numéro de dossier d’appel pertinent.
• Sélectionnez « Télécharger le PDF ». Vous pourrez ainsi télécharger sur votre ordinateur une copie du formulaire M1 rempli ou déposé en ligne.

Vous recevrez par courriel en version PDF votre formulaire de présentation à la   municipalité ou l’autorité approbatrice (M1) dûment rempli après avoir soumis votre dossier par dépôt électronique. Pour étudier les documents joints, vous devrez néanmoins accéder à chacun d’entre eux dans la section « Documents » du dossier. Aucun document ne compile et ne résume chaque page de chaque document téléversé. En revanche, vous pouvez accéder à chaque document individuellement à partir du portail de dépôt électronique. Nous privilégions l’amélioration du système pour permettre à l’autorité approbatrice de visualiser un dossier municipal regroupé, d’y accéder et de le partager à l’extérieur.

Pour l’instant, les appelants ne peuvent pas accéder au dossier de l’autorité approbatrice dans le dépôt électronique. Le TOAT envisage cependant d’ajouter cette fonctionnalité à une future version du dépôt électronique.

Les appelants peuvent communiquer avec le TOAT pour demander une copie des documents fournis par l’autorité approbatrice, ou vous pouvez continuer de les transmettre de façon proactive, si vous le faites déjà.

La plupart des dossiers exigent la présentation d’un affidavit parmi les éléments de la « liste de vérification ». L’affidavit qui l’accompagne confirme généralement que l’appel, le dossier municipal, l’avis de décision et les autres documents joints sont authentiques et exacts. Les copies certifiées conformes des documents (p. ex., les appels reçus en format papier ou par courriel ou les autres documents) peuvent être téléversées en format numérique.

L’autorité approbatrice reçoit également le courriel de confirmation d’appel envoyé à l’appelant. L’autorité d’approbation recevra également le formulaire d’appel joint au courriel en fichier PDF. De plus, le courriel de confirmation d’appel et le formulaire d’appel en version PDF sont conservés dans le portail de dépôt électronique dans la section « Documents » de l’appel.

L’adresse courriel de chaque utilisateur de l’autorité approbatrice utilisée pour s’inscrire au dépôt électronique (de niveau 1 et de niveau 2) recevra également une copie du courriel de confirmation de l’appel.

Seules les adresses courriel des utilisateurs de l’autorité approbatrice qui ont été utilisées pour s’inscrire au dépôt électronique (de niveau 1 et de niveau 2) recevront une copie du courriel de confirmation d’appel. Si un utilisateur souhaite recevoir des confirmations par courriel, un utilisateur de niveau 1 peut l’ajouter comme utilisateur de niveau 2. Même s’ils n’utilisent pas le portail de dépôt électronique, ils recevront quand même des copies de toutes les confirmations d’appel par courrier électronique. Pour ce qui est des autorités d’approbation plus importantes, elles compteront sans doute plusieurs utilisateurs inscrits.

À l’heure actuelle, le dépôt électronique est utilisé uniquement pour soumettre le dossier initial. Vous pouvez consulter l’état du dossier sur le site Web du TOAT : État des dossiers |Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire (gov.on.ca), en cherchant le numéro de dossier du TOAT. Veuillez noter : après avoir soumis un dossier, vous pouvez voir le numéro de dossier du TOAT dans le dépôt électronique dans l’écran « Dossiers soumis » sous l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice.

À l’heure actuelle, le système ne vous avertit pas lorsqu’une date limite approche. Le dépôt électronique vous permet de saisir la date d’expiration de l’appel. Il générera également un horodatage précisant le moment auquel un appel a été soumis.

Non, le TOAT cherche actuellement une solution à ce problème.

Non. Le dépôt électronique n’avise pas les municipalités de palier inférieur si un appel est présenté à leur municipalité de palier supérieur. La municipalité de palier inférieur sera avisée par la municipalité de palier supérieur en dehors du système de dépôt électronique, au besoin. Ce processus ne changera pas.

Non. Le TOAT conserve un courriel sécurisé comme sauvegarde pour certaines situations qui peuvent survenir et pour permettre aux autorités approbatrices de soumettre des dossiers d’appel si elles ne sont pas encore dûment inscrites au service de dépôt électronique.

Le portail de dépôt électronique est réservé au dépôt et à la transmission d’un appel ou d’un dossier au Tribunal. Tout dépôt de documents séparés doit être effectué à part, conformément aux directives du processus de gestion des dossiers.