Le nouveau portail de dépôt électronique simplifie les processus complexes 

Le nouveau portail de dépôt électronique facilite le dépôt d’un appel[1] auprès du Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire (TOAT). Après 13 mois de planification, de conception et de vérifications, le portail a été lancé le 27 mars 2024.  

Le portail offre une plateforme qui répond aux besoins de trois groupes d’utilisateurs différents : 

• Les appelants ou leurs représentants juridiques qui ont besoin d’un moyen simple et accessible pour déposer leurs appels.  

• Plus de 400 municipalités et autres autorités approbatrices qui doivent recevoir, examiner et regrouper les appels pour les transmettre au TOAT. 

• Le TOAT qui doit gérer et traiter efficacement les appels reçus. 

Une conception axée sur l’expérience de l’utilisateur : Simplifier la complexité

La convivialité est au cœur de la conception du portail de dépôt électronique. L’objectif était de s’assurer que même les utilisateurs peu fréquents, comme les petites municipalités qui ne reçoivent parfois qu’un seul appel ou moins par an, puissent l’utiliser sans avoir besoin d’une formation approfondie.   

Pour que le système soit intuitif, nous avons organisé des séances avec des groupes de discussion avec des représentants juridiques, des partenaires municipaux et ministériels afin d’identifier les besoins des utilisateurs. Leurs commentaires ont aidé à concevoir 104 fonctionnalités propres au logiciel, y compris : 

• la possibilité pour l’appelant de payer les droits directement au TOAT (paiement en ligne ou par chèque);  

• le remplissage et l’enregistrement des formulaires A1 et M1 simplifiés;  

• la possibilité d’avoir plusieurs utilisateurs disposant d’un pouvoir d’approbation sur un compte;  

• la possibilité d’exporter des copies numériques de documents à des fins d’archivage;  

• des listes de vérification relatives aux documents requis pour les différents types d’appels;  

• des outils permettant de diminuer les erreurs de communication (p. ex. les erreurs dans les coordonnées des municipalités). 

Nous avons travaillé en étroite collaboration avec nos partenaires des Services numériques de l’Ontario, des services de l’évaluation de l’impact sur la protection de la vie privée ainsi que des services de l’évaluation de la menace et des risques pour nous conformer et nous aligner sur les normes de confidentialité, de sécurité et d’accessibilité de la technologie Web. Les principales caractéristiques du portail sont les suivantes : 

• une protection antivirus et une sécurité renforcée;  

• des notifications par courrier électronique et des PDF envoyés automatiquement;  

• l’intégration de la base de données des adresses de Postes Canada;  

• la connexion aux plateformes publiques de connexion sécurisée et aux services de paiement en ligne de l’Ontario. 

Engagement et sensibilisation : Faire participer les municipalités

Le succès du portail dépend de la participation de plus de 400 municipalités et autres autorités approbatrices, car de nombreux appels doivent d’abord être déposés auprès d’une municipalité ou d’une autre autorité approbatrice avant d’être soumis au TOAT.  

Le TOAT a déployé une stratégie de recrutement complète, qui comprend les éléments suivants : 

• des dossiers d’information;  

• des séances d’information et de démonstration;  

• des vidéos éducatives pour faciliter l’apprentissage;  

• du soutien individuel sur demande. 

En mai 2024, les deux premières municipalités ont commencé à accepter les appels au moyen du portail et 24 autres se sont jointes à elles depuis. Toutefois, de nombreuses municipalités sont encore en train de mettre à jour leurs systèmes internes et leurs communications afin de pouvoir exploiter pleinement le portail de dépôt électronique. Le TOAT remercie les municipalités qui font partie des utilisateurs précoces du nouveau système, et se réjouit de poursuivre ce partenariat.  

Un regard vers l’avenir : L’avenir des appels numériques

Le lancement du portail de dépôt électronique du TOAT est une étape importante dans la modernisation des processus d’appel et dans la réduction du temps total requis pour le traitement des appels. Le TOAT continuera à recueillir les commentaires des utilisateurs et à publier des mises à jour régulières du portail. Nous avons effectué des mises à jour en juillet 2024 et en octobre 2024, la prochaine mise à jour est prévue pour début 2025.  

En misant sur la collaboration et l’innovation, nous aspirons à poursuivre la transformation de nos systèmes afin d’offrir une expérience utilisateur plus simple et plus efficace. 

[1] Selon les circonstances, les utilisateurs publics peuvent utiliser le service de dépôt électronique pour soumettre un appel, une requête, une opposition ou un renvoi. Par souci de simplicité, nous qualifions toutes ces mesures « d’appel » dans le contexte du dépôt électronique. La personne ou l’entité qui dépose l’appel est « l’appelant ».